reforef.ru 1
О КАЧЕСТВЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА


И КАЧЕСТВЕ ПЕРСОНАЛА, УПРАВЛЯЮЩЕГО ДОКУМЕНТАЦИЕЙ"
Сегодня на отечественном рынке проблема качества услуг, товаров, персонала, весьма актуальна. Потребителю нужна не просто услуга, а качественная услуга, не просто система управления электронными документами, а система, позволяющая решать определенный набор задач, умеющая работать в одном информационном пространстве с другими системами, отвечающая национальным и международным требованиям. Как же оценить качество приобретенного программного продукта (СЭД)?

В настоящее время не существует механизмов оценки качества как программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ), и профессионального уровня специалистов, эксплуатирующих такие системы.

Следует обозначить две проблемы: наличие национальных и международных стандартов, определяющих требования к рынку; механизм экспертной оценки и сертификации товаров, услуг, персонала.

Электронный документооборот существует 25 лет, однако законодательно утвержденные стандарты или правила его построения не разработаны, не регламентированы функции, необходимые для решения определенного рода задач, до сих пор не утвержден словарь терминов. Как же все-таки выбрать систему электронного документооборота?

Потребителю крайне сложно в деталях оценить возможности системы и самому обозначить требования к обеспечению полноценного документооборота. Пока он вынужден покупать то, что ему навязывает рынок СЭД. Каждый производитель считает свою разработку оптимальной и имеющей необходимый набор функций. Проверить это сложно, поскольку перечень решаемых СЭД задач не оговаривается ни в одном регламенте или инструктивном документе. Кроме того, решающей силой при ее выборе являются или ИТ-службы, или делопроизводители, причем ни те, ни другие не в состоянии комплексно оценить проблему с позиций специалистов, находящихся на стыке проблем, равноценно владеющих как информационными технологиями, так и проблемами ДОУ. Крайне редко система выбирается на основании глубокого изучения рынка программных продуктов, детального тестирования большинства предложенных систем, тщательного сопоставления внутренних задач с их возможностями. Сегодня существует только один документ, который мог бы быть помощником в данном вопросе. Это справочник, выпущенный Гильдией управляющих документацией «Качественный анализ систем автоматизации ДОУ», к выпуску готовится второе издание справочника.


Такое состояние дел ведет к определенным последствиям: весьма проблематично взаимодействие различных систем, непредсказуемо качество установленных, в частности в органах власти, СЭД, размыты требования к технологиям делопроизводства, поскольку системы управления электронными документами – это в первую очередь определенный порядок и последовательность действий и операций. Приняты регламенты в работе служб документационного обеспечения, утверждена инструкция по работе с документами в федеральных органах исполнительной власти, однако СЭД живут «собственной жизнью», так как их никто не регламентировал. Следовательно, для них нужны стандарты.

В странах Европейского союза стандарт, регламентирующий деятельность систем управления электронными документами в органах государственной власти, создавался шесть лет. Европейская комиссия выделила существенные средства для проведения работ. Группа экспертов подготовила один вариант MoReq, а затем второй, который обсуждался международным профессиональным сообществом, в том числе и российскими экспертами, на протяжении двух лет.

На самом деле международные стандарты добротно построены, и это реальный, естественный путь интеграции в международное экономическое и интеллектуальное пространство.

Гильдия управляющих документацией внесла предложение в планы профильного подкомитета Госстандарта о формировании и утверждении национального стандарта, в основу которого ляжет европейская спецификация MoReq. В национальный стандарт войдут понятия и термины в области электронного документооборота, требования к системам и так называемая нулевая глава, которая отразит национальные особенности делопроизводства. Работы будут выполняться за собственные средства ведущих компаний производителей СЭД, весьма заинтересованных в наличии такого документа. Надеемся, что появление национальных регламентов и установление высокой планки качества благотворно повлияют на состояние рынка и помогут пользователям сверить свои разработки с эталонными решениями.


Если говорить о рынке систем управления электронными документами, то стандарты для национального рынка – это важный инструмент для повышения общего уровня качества товаров и услуг. Когда высоко установленную «планку» преодолеет большинство, можно думать о требованиях следующего уровня.

Предположим, ГОСТы разработаны и утверждены, будут ли они полноценно работать? Согласно ст. 16 Федерального закона от 27.12.02 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (ред. от 30.12.09 г.) применение стандартов носит добровольный характер. Это обстоятельство существенно влияет на качество продукции и сегодня, поскольку по существу отсутствуют действенные рычаги, которые могли бы заставить производителей применять стандарты для производства качественных товаров и услуг.

Производители не спешат сертифицировать свои разработки. Потребитель не требует сертификации СЭД, так как нет государственных требований к качеству программных продуктов. Многие не знают о существовании системы добровольной сертификации.

Система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ» зарегистрирована три года назад, однако она сегодня остается практически невостребованной. Но надеемся, что наступит время, когда сертификация программных продуктов станет жизненно важной нормой, и без экспертной оценки ни один из них не будет принят рынком.

Вместе с тем уже есть положительные примеры, когда заказчики еще на стадии разработки ставят условие о соответствии будущей СЭД существующим международным требованиям.

«Электронная Москва» прежде чем сформулировать техническое задание производителю СЭД поставила задачу добиться соответствия новой разработки европейским требованиям. MoReq2 использовать для тестирования было невозможно, поскольку процедура сертификации в Европе не отработана до конца и ее механизм до сих пор не запущен. Кроме того, MoReq2 скоро заменит MoReq 2010, более удобный и простой. Разработанной СЭД был выдан сертификат соответствия первой версии MoReq с учетом российских национальных особенностей делопроизводства. Это абсолютно верный подход, когда новый продукт формируется согласно заданным требованиям стандарта. Очень сложно перелицовывать уже готовую систему под новые требования.


Программные продукты российских разработчиков успешно внедряются в странах ближнего и не только ближнего зарубежья. Но там внедряются и собственные разработки. В настоящее время в Казахстане проблемы «Электронного Правительства», межведомственного взаимодействия решаются более успешно, чем в России. Если сегодня вопросы гармонизации стандартов, технологических решений стоят не очень остро, то завтра в рамках развивающихся таможенного союза и единого экономического пространства такая потребность возникнет обязательно.

Если говорить о качестве программных продуктов и технологий, обеспечивающих ДОУ, то надо сказать и об уровне подготовки персонала, работающего в этой сфере. К сожалению, следует констатировать, что работа по сертификации кадров практически не ведется, поскольку отсутствуют методики, системы оценки качества специалистов.

Во всем мире существует практика оценки профессионального уровня соискателей. Сотрудник зачисляется на ту или иную должность только после прохождения специального тестирования. Кроме того, существует система сертификации специалистов на определенный уровень квалификации, например низший, средний и высший уровень квалификации. В США такая сертификация специалистов в области ДОУ является обязательной.

При приеме на работу сотрудника в нашей стране, как в аппарат органов государственной власти, так и на любое предприятие, заключение о его профессионализме делается в основном по результатам устных собеседований. Можно ли получить объективную оценку знаний и квалификации сотрудника таким методом? Следует также отметить, что квалифицированный сотрудник сам заинтересован в наличии документа о его уровне квалификации. Помимо послужного списка, который не всегда отражает его профессиональный уровень, наличие сертификата, безусловно, поможет ему в трудоустройстве, а работодатель сумеет сделать правильный выбор.

Гильдия Управляющих Документацией поставила перед собой задачу создать систему оценки качества персонала. Будут применяться интернет-технологии, и каждый желающий сможет пройти тестирование, находясь в любой точке страны.


Предположим, у соискателя не хватило знаний, чтобы правильно ответить на необходимое количество вопросов и сертификат соответствия специалист не получает. «Учебный Центр ДОУ» при Гильдии располагает дистанционными интернет-технологиями для проведения полноценных курсов повышения квалификации, по результатам которых слушатели получат удостоверения государственного образца о повышении профессиональной квалификации.

Разработан механизм проведения занятий, тестирования приобретенных знаний, обеспечение учебными и информационными материалами. Пилотный проект реализован совместно с аппаратом законодательного собрания Краснодарского края. Интерактивная видеоконференция имеет эффективность традиционного, аудиторного преподнесения учебного материала, становится экономически выгодной для бюджетных, государственных аппаратов управления, позволяет обучить большое число слушателей, к чтению лекций привлекаются лучшие преподавательские кадры столицы, программа формируется с учетом потребностей конкретного аппарата управления.

Уже 10 лет «Гильдия Управляющих Документацией», объединяющая ведущих специалистов в области традиционного и электронного документооборота, продвигает наиболее заметные, инновационные решения в области электронного делопроизводства, знакомит с опытом зарубежных коллег, создает и переводит на русский язык международные стандарты, помогает заинтересованным организациям выбрать и внедрить ту или иную систему управления электронными документами. Нас знают, как в стране, так и за ее пределами, Гильдия – член профессиональных международных сообществ.

Поступает много заявлений из региональных органов власти, высших учебных заведений, от бизнеса с просьбами принять в члены организации. Сегодня мы уже выросли из региональных рамок. Более половины наших членов – представители субъектов федерации.

Принято решение о создании общероссийской организации.
С.И. АФАНАСЬЕВ,

исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией»