reforef.ru 1





5

полилиния 45Автопроцессинг


Принцип работы автопроцессинга

89


Настройка параметровавтопроцессинга


92


Оптимизация работы автопроцессинга


101


Просмотр журнала автопроцессинга


102


Настройка параметров журнала автопроцессинга


106

полилиния 44Принцип работы автопроцессинга

Автопроцессингом называется автоматическая обработка писем и файлов по определенным правилам.

Правила автопроцессинга делятся на две категории:
 Правила обработки исходящих файлов: файлы с определенной маской имени, находящиеся в определенной папке, автоматически отправляются заданным пользователям сети ViPNet.
 Правила обработки входящих писем: входящие письма, соответствующие заданным параметрам, переносятся в заданную папку программы «Деловая почта»или текст письма и вложения копируются в заданную папку на диске.

Также возможна отправка квитанции о прочтении письма.

Правила автопроцессинга можно создать в окне Настройка в разделе Автопроцессинг


(см. «Настройка параметров автопроцессинга» на стр. 92).
Схема работы автопроцессинга представлена наследующем рисунке:



Рисунок 23: Схема работы автопроцессинга
Обработка писем и файлов осуществляется следующим образом:
1 Программа «Деловая почта»принимает новое входящее письмо или в заданную папку для исходящих файлов помещается файл. Папки проверяются на наличие файлов каждые 5 секунд.
2 Начинается обработка письма или файла соответствующими правилами автопроцессинга. Обработка выполняется в порядке расположения правил в списке в разделе А
втопроцессинг.
3
Каждое правило автопроцессинга состоит из условия и действия. Если письмо или файл удовлетворяет условиям правила:
o Над ним выполняется заданное действие.
o Если в действии правила не задано прекращение дальнейшей обработки, письмо или файл обрабатывается следующим правилом.
полилиния 434 Обработка письма или файла прекращается после проверки всех правил или если выполняется действие, прекращающее дальнейшую обработку.

П
римечание. При попытке обработки файлов, имеющих атрибуты «Только чтение» , или«Скрытый», а также системных файлов возникает ошибка автопроцессинга. Программа не отправляет письмо, а предлагает отключить в

текущем сеансе работы программы правило, при обработке которого возникла ошибка. Если в окне сообщения нажать кнопку Д
а, данное правило отключается.

Если нажать Н
ет, программа больше не будет пытаться отправить данный файлв

полилиния 42текущем сеансе работы. При повторной загрузке программы «Деловая почта» правило будет включено, и программа снова попытается отправить файл, вызвавший ошибку.


Настройка параметров полилиния 41автопроцессинга


Для настройки параметров автопроцессинга выполните следующие действия:
1 В окне программы ViPNet Деловая почта в меню И
нструменты выберите пункт

Н
астройка.
2
В окне Настройка на левой панели выберите раздел Автопроцессинг.

Рисунок24: Настройка параметров автопроцессинга
3 Чтобы настроить правило для обработки файлов, следуйте указаниям раздела

Создание правила для исходящих файлов(на стр. 93).
Чтобы настроить правило для обработки писем, следуйте указаниям раздела

Создание правила для входящих писем(на стр. 96).
4 Для поиска правила в списке в ведите часть имени правила в строку поиска, расположенную под списком.
5 Чтобы выключить или включить правило автопроцессинга, снимите или установите флажок слева от имени правила в списке.
6 Чтобы изменить положение правила в списке, выберите правило и переместите его с помощью кнопок Вверх и Вниз, расположенных под списком.



Примечание. Обработка писем и файлов правилами автопроцессинга выполняется в порядке расположения правил в списке.

7 Чтобы изменить параметры правила, выберите его в списке и нажмите кнопку Изменить. Настройка правил описана в разделах Создание правила для исходящих файлов (на стр.93)и Создание правила для входящих писем(на стр.96).

8 Чтобы проверить правильность параметров правила, выберите правило в списке и нажмите кнопку Проверить. Программа выдаст сообщение с результатом проверки.
9 Чтобы вручную запустить обработку входящих писем определенным правилом, выберите правило в списке и нажмите кнопку Выполнить.
Письма, находящиеся в папке Входящие, будут обработаны выбранным правилом. Например, ручной запуск обработки можно использовать, чтобы перенести письма с определенными признаками из папки Входящие в другие папки программы

«Деловая почта».
10 Чтобы удалить правило, выберите его в списке и нажмите кнопку Удалить.
11 Чтобы указать, как следует поступать с цифровой подписью файлов, копируемых на диск, выберите нужный вариант из списка При копировании подписанного вложения на диск.
12 Чтобы сохранять письма, обработанные автопроцессингом в папках программы

«Деловая почта» или удалять их, установите или снимите соответствующий флажок.
Если данный флажок снят, обработанные письма автоматически удаляются, информация об этих письмах сохраняется в папке Аудит.
Создание правила для исходящих файлов

Чтобы создать правило для обработки исходящих файлов, выполните следующие действия:
1 В окне программы ViPNet Деловая почта в меню Инструменты выберите пункт

Настройка.

2 В окне Настройка на левой панели выберите раздел Автопроцессинг (см. Рисунок


24на стр. 92).

3 На вкладке Автопроцессинг нажмите кнопку Добавить, откроется окно Создание нового правила автопроцессинга.


Рисунок25:Выбор типа правила

4 Выберите тип правила Правило для обработки файлов и нажмите кнопку OK.

Откроется окно Редактирование правила обработки файлов.

Рисунок26: Условие для правила обработки исходящих файлов
5 В поле Имя правила укажите имя для создаваемого правила.
6 На вкладке Условие нажмите кнопку Обзор и в окне Просмотр каталогов укажите папку, в которую будут помещаться файлы для отправки.
7 В поле Маска файла введите маску имени файла, который должен быть обработан создаваемым правилом. Можно задать только одну маску. При задании маски регистр не учитывается, можно использовать следующие специальные символы:
o *— соответствует любой последовательности символов.
o ?— соответствует любому единичному символу.

8 Откройте вкладку Действие.

Рисунок27: Действие правила обработки файлов
полилиния 369 Если требуется помещать содержимое файла в текст письма, установите соответствующий флажок. При этом станет доступен флажок Помещать в текст письма не более.




Внимание! Данный флажок рекомендуется устанавливать только для обработки текстовых файлов, то есть файлов формата TXT. Если использовать эту функцию для файлов другого формата, в текст письма будет помещен нечитаемый набор полилиния 31 символов.

Флажок Помещать в текст письма не более действует следующим образом:
o Если этот флажок не установлен (по умолчанию), файл будет полностью помещен в текст письма.
o Чтобы помещать в текст письма только фрагмент файла, установите флажок Помещать в текст письма не более и в текстовое поле введите количество байт для вставки в письмо.
Если размер файла превышает указанное количество байт, фрагмент файла будет помещен в текст письма, а сам файл будет добавлен в письмо в качестве вложения.
10 Чтобы шифровать вложенный файл, установите флажок Шифровать письмо при отправке.
11 Чтобы подписывать вложенный файл цифровой подписью, установите флажок

Подписывать письмо при отправке.

12 Чтобы добавить получателей, которым будет отправлен файл:
o Нажмите кнопку Добавить.
o В окне Адресная книга выберите получателя и нажмите кнопку Выбрать.
o Чтобы добавить других получателей, повторите предыдущий шаг.
o Нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы удалить получателей, выберите одного или несколько получателей в списке и нажмите кнопку Удалить.
13 Если требуется, чтобы после обработки файла данным правилом этот файл мог быть обработан последующими правилами, снимите флажок Остановить дальнейшую обработку правил (по умолчанию установлен).
14 Чтобы сохранить правило, нажмите кнопку OK.
Создание правила для входящих писем
Чтобы создать правило для обработки входящих писем, выполните следующие действия:
1 В окне программы ViPNet Деловая почта в меню Инструменты выберите пункт

Настройка.
2 В окне Настройка на левой панели выберите раздел Автопроцессинг (см. Рисунок

24на стр. 92).
3 На вкладке Автопроцессинг нажмите кнопку Добавить, откроется окно Создание нового правила автопроцессинга.

4 Выберите тип правила Правило для обработки входящих писем и нажмите кнопку


OK. Откроется окно Редактирование правила обработки входящих писем.

Рисунок28: Условие правила обработки входящих писем
5 В поле Имя правила укажите имя для создаваемого правила.
6 На вкладке Условие задайте условия, при выполнении которых письмо будет обработано данным правилом:
o Если необходимо обрабатывать письма, в теме которых содержится определенная последовательность символов, установите флажок Тема содержит и в поле под этим флажком введите требуемые символы.
o Если необходимо обрабатывать письма с вложениями, имена которых соответствуют определенной маске, установите флажок Вложение соответствует маске и в поле под этим флажком введите маску имени вложения. Можно задать только одну маску.
При задании маски регистр не учитывается, можно использовать следующие специальные символы:
 * — соответствует любой последовательности символов.
 ?— соответствует любому единичному символу.
Для выполнения условия требуется, чтобы имена одного или нескольких вложений письма соответствовали заданной маске. При выполнении данного условия будут обработаны только те вложения, имена которых соответствуют маске.
o Если необходимо обрабатывать письма от определенных отправителей:
 Установите флажок Отправители.

 Нажмите кнопку Добавить. Откроется Адресная книга(на стр.41).

 В адресной книге выберите одного или несколько отправителей и нажмите кнопку Выбрать.
 Выбрав нужных отправителей, нажмите кнопку Закрыть.
 Если требуется удалить каких-либо отправителей, выберите их в списке и нажмите кнопку Удалить.
Для выполнения условия требуется, чтобы отправитель письма совпадал с одним из пользователей, указанным в данном списке.
o Если необходимо обрабатывать письма, подписанные цифровой подписью определенных пользователей:
 Установите флажок Проверять подпись пользователей.
 Нажмите кнопку Добавить. Откроется Адресная книга.
 В адресной книге выберите одного или несколько пользователей и нажмите кнопку Выбрать.
 Выбрав нужных пользователей, нажмите кнопку Закрыть.
 Если требуется удалить каких-либо пользователей, выберите их в списке и нажмите кнопку Удалить.
Для выполнения условия требуется, чтобы вложения письма были подписаны одним из пользователей, указанным в данном списке, и подпись была действительна.

Внимание! Если для правила задано несколько условий, письмо будет обработано данным правилом только при одновременном выполнении всех условий.
7 Откройте вкладку Действие.


Рисунок29: Действие правила обработки входящих писем

8 Из списка Тип действия выберите один из вариантов:

o Копирование в каталог на диске.
o Копирование в каталог с заменой существующих файлов. При совпадении имен файл, уже находящийся в папке назначения, заменяется файлом вложения из обработанного письма.
o Копирование в каталог с заменой более старых файлов. При совпадении имен файл, уже находящийся в папке назначения, заменяется файлом вложения, только если файл вложения был изменен позже.
o Копирование с авто переименованием существующих файлов. При совпадении имен к имени сохраняемого файла добавляется постфикс

_copy<номер копии>.
o Перемещение письма в папку Деловой почты.
При копировании письма на диске в указанной папке сохраняются файлы вложений и текст письма в виде файла blank.txt. Если письмо не содержит текста, файл blank.txt не создается.
9 Если выбрано копирование письма в каталог на диске, выполните следующие действия:

o Нажмите кнопку Обзор и в окне Просмотр каталогов укажите папку, в которую будут скопированы текст письма и его вложения.

o Из списка При копировании подписанного вложения на диск выберите один из вариантов:

Использовать общие настройки для правил автопроцессинга. При выборе этого варианта будет выполнено действие, заданное в разделе Автопроцессинг (см. «Настройка параметров автопроцессинга»на стр. 92).
Удалять подпись.
Сохранять в виде файла с присоединенной подписью.
Отсоединять подпись в отдельный файл.
Подробнее о присоединенной и отсоединенной цифровой подписи файла см. Отсоединение и присоединение подписи файла(настр. 83).
o Если после обработки письма данным правилом требуется отправлять уведомление о прочтении письма, установите флажок Посылать квитанцию о прочтении.
10 Если выбрано копирование письма в папку программы «Деловая почта», нажмите кнопку Обзор и в окне Укажите папку выберите папку для сохранения писем. Это должна быть какая-либо подпапка папки Входящие.
11 Если требуется, чтобы после обработки письма данным правилом это письмо могло быть обработано последующими правилами, снимите флажок Остановить дальнейшую обработку правил (по умолчанию установлен).

12 Чтобы сохранить правило, нажмите кнопку OK.

Оптимизация работы полилиния 28автопроцессинга

В некоторых случаях правилами автопроцессинга обрабатывается очень большое количество писем. Обработка большого объема данных с настройками автопроцессинга по умолчанию может существенно замедлить работу программы «Деловая почта», приостановить прием текущей корреспонденции, вызвать непредвиденные ошибки.

Чтобы ускорить работу автопроцессинга с большим количеством писем, рекомендуется выполнить следующие настройки:
1 Войдите в программу «Деловая почта»справами администратора(см. «Работав программе с правами администратора» на стр. 121).
2 В окне программы в меню Инструменты выберите пункт Настройка.
3 В окне Настройка на левой панели выберите раздел Администратор.
4 В разделе Администратор снимите флажок Сохранять историю в папке «Аудит».
5 На левой панели выберите раздел Автопроцессинг.
6 В разделе Автопроцессинг (см.«Настройка параметров автопроцессинга»на стр. 92) снимите флажок Сохранять письма, обработанные автопроцессингом.
Данные настройки позволят существенно повысить скорость обработки писем правилами автопроцессинга.

полилиния 27Просмотр журналаавтопроцессинга


Информация о событиях, возникающих при работе автопроцессинга, фиксируется в журнале автопроцессинга. Настройка параметров журнала описана ниже(см. «Настройка параметров журнала автопроцессинга»на стр. 106).
Для просмотра журнала автопроцессинга выполните следующие действия:
1 Вокне программы ViPNet Деловая почта(см. «Интерфейс программы»на стр. 34)в меню Файл выберите пункт Журнал автопроцессинга. Откроется окно Просмотр журналов.

Рисунок30: Просмотр журнала автопроцессинга
2 В левой части окна Просмотр журналов на панели Фильтр задайте параметры поиска событий в журнале:

o Задайте время события одним из двух способов:
 Для поиска событий, произошедших в определенном интервале времени, выберите пункт в интервале. Чтобы указать начало интервала, установите флажок с и в поле справа введите дату и время начала интервала в формате дд.мм.ггггчч:мм:сс. Чтобы указать конец интервала, установите флажок по и в поле справа введите дату и время конца интервала.
 Для поиска событий, произошедших за последние несколько дней, выберите пункт за последние и в поле справа введите количество дней.
По умолчанию задан поиск событий за последние10 дней.
o Задайте тип события, установив или сняв флажки все, ошибка,

предупреждение, информация. По умолчанию задан поиск всех событий.

3 На панели Отображение:

o Из списка Сортировать выберите порядок сортировки. По умолчанию выбран пункт <не сортировать>.
o Если требуется изменить порядок сортировки событий, установите флажок сортировать по убыванию (этот флажок не доступен, если в списке Сортировать выбран пункт <не сортировать>).
o В поле Записей на странице укажите число событий, отображаемых на одной странице (по умолчанию100).
4 Задав параметры поиска, нажмите кнопку Показать. На правой панели окна Просмотр журналов отобразится список найденных событий (см. Рисунок30 на стр. 102).
5 Если результаты поиска отображаются на нескольких страницах, для переключения между страницами используйте кнопки, расположенные над списком событий.
6 Чтобы просмотреть подробную информацию о каком-либо событии, щелкните строку этого события. Откроется окно Информация о событии.


Рисунок31: Подробная информация о событии

Чтобы перейти к предыдущему событию в списке, нажмите кнопку в верхней части окна Информация о событии. Чтобы перейти к следующему событию, нажмите кнопку .
События, регистрируемые в журнале автопроцессинга, перечислены ниже.

полилиния 26Таблица4. События автопроцессинга



Тип события
Идентификатор

события Описаниесобытия
100 Изменены настройки ведения журнала
200 Изменены правила автопроцессинга писем
210 Сработало правило автопроцессинга писем
211 Письмо перемещено
Информация

212 Текст письма сохранен в файл
213 Вложение сохранено в файл
полилиния 24 300 Изменены правила файлового автопроцессинга
312 Файловый автопроцессинг перезапущен
321 Файл упакован в письмо
322 полилиния 23едупреждение

311 Файловый автопроцессинг приостановлен
полилиния 221251 Ошибка при обработке письма

Тип события
Идентификатор

события Описаниесобытия
1252 Ошибка при поиске правила
1253 Ошибка при применении правила
Ошибка

1254 Ошибка при перемещении письма
1255 Ошибка при сохранении текста письма
1256 Ошибка при сохранении вложения
1351 Ошибка при поиске файлов
1352 Ошибка при обработке файла
1353 Ошибка при упаковке файлав письмо
полилиния 191354 Ошибка при отправке письма с файлом

Настройка параметров журнала

полилиния 18автопроцессинга

Для настройки параметров журнала автопроцессинга выполните следующие действия:
1 В окне программы ViPNet Деловая почта вменю Инструменты выберите пункт Настройка.

2 В окне Настройка на левой панели разверните пункт Автопроцессинг и щелкните пункт Журнал. На правой панели отобразится раздел Журнал.

Рисунок32: Настройка журнала автопроцессинга
3 Если требуется отключить ведение журнала автопроцессинга, снимите флажок

Разрешить ведение журнала (по умолчанию установлен).
Если данный флажок снят, настройка остальных параметров журнала автопроцессинга недоступна.
4 В группе Уровень детализации выберите один из пунктов:
o Обычный режим (выбран по умолчанию)—фиксируется наиболее важная информация.
o Высокая подробность — фиксируется вся информация.
5 В группе Настройки ротации задайте следующие параметры:
o В поле Максимальный размер текущего журнала введите размер журнала в мегабайтах (по умолчанию1).

Если размер текущего файла журнала превышает заданное значение, файлу присваивается статус архивного и создается новый текущий файл журнала.

o Чтобы задать ограничение по размеру архива журнала, установите флажок Максимальный размер архива журнала и в поле справа введите размер архива в мегабайтах (по умолчанию5).
Если суммарный размер архивных файлов журнала превысил заданное значение, последовательно удаляются самые старые архивные файлы до тех пор, пока суммарный размер архивов не станет меньше или равен заданному значению.
o Чтобы задать ограничение по времени хранения архива, установите флажок Срок хранения архива журнала и в поле справа введите максимальное время хранения архива в днях (по умолчанию180).
Если время хранения архивного файла журнала (разница между текущим временем и временем перевода файла в архив)превышает заданное значение, такой файл удаляется.

Примечание. Если установлен флажок Срок хранения архива журнала, не рекомендуется изменять системное время, так как это может иметь негативные последствия.

6 Чтобысохранитьнастройки, нажмите кнопку Применить.